FAQ TELEICARE
Bienvenue sur la page d'aide de l'application TELEICARE
► Assistance
► Selon sa nature,ma demande d'assistance peut-elle être traitée par différents interlocuteurs?
les questions d'ordre métiers ou réglementaires ou relatives à l'expertise des produits déclarés sont prises en charge par le bureau sectoriel des compléments alimentaires. les questions liées à l'utilisation de l'application sont prises en charge par l'équipe applicative du service informatique de la DGCCRF. Aussi, il est donc primordial de bien orienter votre demande lors de la saisie dans le formulaire d'assistance. Toute question pouvant être trouvée au sein de la FAQ ne sera pas traitée.
► Accès à la téléprocédure
► De quel matériel doit-on disposer pour accéder à la téléprocédure TELEICARE?
L’accès à l’application est garanti depuis un ordinateur, elle n’est pas développée pour fonctionner sur des systèmes mobiles tels que tablettes ou Smartphones.
► Quel navigateur pour accéder à la téléprocédure TELEICARE?
La connexion à la page d’identification de la téléprocédure TELEICARE nécessite une connexion internet et l’utilisation du navigateur Firefox (Version 31 et plus) ou Internet Explorer (Version 11 et plus). L'usage de Chrome est inadapté.
► Adhésion
► Qui peut adhérer a la téléprocédure?
Toute entreprise localisée en France, dans l’Union européenne ou dans un État partie à l’accord sur l'EEE (Norvège, Lichtenstein, Islande) souhaitant déclarer des compléments alimentaires pour le compte de sa société ou pour un mandant.
► Comment adhérer à la téléprocédure?
"Depuis l'accueil de l'application, cliquer sur le lien adhérer à la télé procédure. L'adhésion se réalise en deux étapes: 1°) une demande d'adhésion désignant l'administrateur 2°) la confirmation de l’adhésion depuis le mèl de l'administrateur."
► Qu’est-ce que l’identifiant?
"L'identifiant est un nom qui permet d'être reconnu par l'application. Il est composé de l'identifiant individuel qui vous correspond, suivi de l'identifiant de l'entreprise. L'identifiant de l'entreprise est unique, il ne peut donc pas être utilisé par un autre entreprise. Pour l'identifiant de l'administrateur, la particule -adm est ajouté après l'identifiant."
► Mon siret n'est pas reconnu? Pourquoi? Que faire?
"Votre Siret n’est pas reconnu lorsqu'il n'existe pas dans le référentiel des établissements de l'application. Le SIRET manquant est ajouté, après réception de votre document INSEE (à défaut le Kbis). Vous devez envoyer votre demande via l'adresse contact-tech@dgccrf.finances.gouv.fr " avec en pièce jointe votre état INSEE ou EXTRAIT KBIS. Une réponse est envoyée en retour dès la rectification."
► Qu’est-ce que le nom de domaine?
"Le nom de domaine ou l'identifiant de l'entreprise identifie la société, il est le même pour tous les utilisateurs au sein d’une même entreprise. Il est unique et différent d’une société à l’autre, il ne peut donc pas être utilisé par un autre entreprise."
► Connexion
► Je n'ai pas de compte
L’utilisation de TÉLÉICARE requiert une adhésion préalable. Au cours de cette adhésion un opérateur désigne un administrateur qui devra créer des comptes utilisateurs. Les comptes utilisateurs ainsi créer pourront gérer ensuite les déclarations de compléments alimentaires et les produits déclarés.
► je suis administrateur, comment me connecter?
" Saisir l'identifiant suivi de son mot de passe dans l'écran de connexion. L’identifiant requis est celui défini lors de la création du compte de l'administrateur. Il est composé de l’identifiant individuel suivi d’un point, et de l’identifiant entreprise, auquel on rajoute la particule –adm."
► je suis utilisateur, comment me connecter ?
"Saisir l'identifiant suivi de son mot de passe dans l'écran de connexion. L’identifiant requis est celui défini lors de la création du compte. Il est composé de l’identifiant individuel suivi d’un point et de l’identifiant entreprise"
► Mon compte se termine par –adm
"Ce compte est un compte d'administrateur. Le compte de l'administrateur permet de gérer les informations propres à la société, les délégations (de tous les compléments alimentaires ou produit par produit), les mandats, les clients. Attention, il ne permet pas de gérer les déclarations de compléments alimentaires."
► Compte
► Que fait l'administrateur?
"Le compte de l'administrateur permet de gérer les informations propres à la société, les délégations (de tous les compléments alimentaires ou produit par produit), les mandats, les clients. Attention, il ne permet pas de gérer les déclarations de compléments alimentaires."
► Que fait l'utilisateur?
Le compte de l'utilisateur permet de gérer les déclarations des compléments alimentaires (création, modification, notification, réponse aux demandes de précision du service instructeur de l'administration) et les produits déclarés (Consultation des produits acceptés ou refusés, arrêt de commercialisation, modification).
► je n'ai plus d'administrateur, ni de compte utilisateur
"la société doit désigner un nouvel administrateur. Depuis l'accueil de l'application, cliquer sur le lien Désigner un nouvel administrateur. Le numéro d'adhérent est nécessaire, il vous été fourni lors de l'adhésion. "
► je n'ai plus d'administrateur, j'ai au moins un compte utilisateur connu
"Le compte de l'utilisateur connu peut demander à être désigné comme administrateur après la connexion. si ce n'est pas déjà fait, saisir l'identifiant de l'utilisateur connu suivi de son mot de passe dans l'écran de connexion. Dans l'écran d'accueil de l'utilisateur, cliquer sur le menu contenant l'identifiant en haut à droite, puis sur gestion de mon compte"". Dans l'écran ""mon compte"", cliquer sur l'onglet ""Société"" puis sur le bouton ""Devenir administrateur"". "
► Mon entreprise change de raison sociale. Comment la modifier sur mon compte teleicare?
"L'administrateur peut modifier la raison sociale. si ce n'est pas déjà fait, saisir l'identifiant de l'administrateur suivi de son mot de passe dans l'écran de connexion. Dans le menu ""Société"", sous-menu identité"" cliquer sur le bouton ""Modifier"". Attention, la modification de la raison sociale ne prend effet que pour les nouvelles déclarations, pas pour celles déjà effectuées."
► L' Adresse et le numéro SIRET de mon entreprise changent, que dois-je faire pour modifier mon compte Teleicare?
Si votre société a changé de siret, vous devez sur la plateforme, depuis votre compte administrateur : 1- Créer un nouveau compte teleicare pour votre nouvelle entreprise. 2- Résilier votre compte de l’ancienne et transférer les produits déclarés ; attention s’il y en a en cours d’instruction la résiliation ne sera pas possible, il faudra attendre que toutes vos déclarations soient terminées.
► Déclaration
► Comment déclarer un produit?
Pour déclarer des produits, vous devez être adhérent à la téléprocédure et vous connecter avec votre compte utilisateur, dont les identifiants sont les mêmes que ceux de l’administrateur sans le suffixe « -adm » pour le nom du compte. Le mot de passe est identique.
► Quels sont les formats de documents pouvant être joints aux déclarations ?
Il s'agit des formats PDF, JPEG, GIF, PNG.
► Je veux modifier un produit autorisé. Comment faire ?
Se rendre dans la rubrique Je déclare la modification d'un produit du menu Je modifie un produit. Cette modification nécessite l'arrêt de commercialisation du produit antérieur, via la rubrique Je déclare un arrêt de commercialisation.
► Je souhaite commercialiser des produits pour sportifs. Est-ce que je dois les déclarer dans Téléicare ?
Seuls les compléments alimentaires (formes pré-dosées telles que gélules, ampoules) doivent être déclarés dans Téléicare. Les produits à visée énergétique ou de réhydratation ne sont pas considérés comme des compléments alimentaires.
► Je souhaite commercialiser des infusions. Est-ce que je dois les déclarer dans Téléicare ?
Seuls les compléments alimentaires (formes pré-dosées telles que gélules, ampoules) doivent être déclarés dans Téléicare. Les produits assimilables à des aliments courants (bonbons, chewing-gums, infusions) ne sont pas considérés comme des compléments alimentaires.
► Qu'est-ce qu'une déclaration simplifiée ?
La déclaration simplifiée concerne les revendeurs en France de produits fabriqués ou importés dans un autre pays de l'UE. Ces revendeurs ont l'obligation aux termes du décret n°2006-352 de déclarer les produits qu'ils commercialisent en France. Toutefois, ils ne disposent pas forcément de toutes les informations utiles. Dès lors que l'importateur ou le fabricant localisé dans l'UE a effectué une déclaration complète en bonne et due forme pour un complément alimentaire donné, le revendeur français peut uniquement indiquer qu'il le commercialise en France en le sélectionnant et en indiquant le numéro de déclaration que lui aura fourni le fabricant ou importateur à l'origine de la déclaration.
► Qu'est-ce qu'un responsable étiquetage ?
"Le responsable de l’étiquetage est l’exploitant sous le nom ou la raison sociale duquel le complément alimentaire est commercialisé ou, si ledit exploitant n’est pas établi dans l’Union, l’importateur sur le marché de l’Union. En application du règlement (UE) n°1169/2011, le nom ou la raison sociale et l'adresse du responsable de l'étiquetage sont des mentions obligatoires. "
► Je souhaite déclarer une plante à l'étape 4 de l'assistant mais elle n'existe pas et je ne peux pas créer de plante. Est-ce normal ? Que puis-je faire ?
"En premier lieu, il convient de vérifier les synonymies par un outil fiable (ex. The Plant List). Par ailleurs, si la plante n'est pas référencée et que vous ne pouvez pas créer de plante, cela signifie probablement que vous êtes en train d'effectuer une déclaration au titre de l'article 15 du décret n°2006-352 (produits conformes) pour un complément alimentaire contenant une plante qui n'est pas encore autorisée en France. Dans le cadre d'une déclaration de type ""article 15"", l'application ne donne accès qu'aux plantes autorisées. Il n'est pas possible de créer une plante. Dans ce cas, il vous faut procéder à une nouvelle déclaration mais cette fois au titre de l'article 16 n°2006-352 (reconnaissance mutuelle). Il vous sera alors demandé, en plus de l'étiquetage, un document de nature à justifier que le principe de reconnaissance mutuelle trouve effectivement à s'appliquer. "
► Comment faire pour déclarer une préparation de plante ?
"Afin de pouvoir traiter la déclaration, il faut que les préparations de plantes soient correctement déclarées. A l'étape 4 de l'assistant, il convient de saisir le nom de la plante, sous son nom scientifique (Camellia sinensis) ou son nom vernaculaire (Théier, Thé vert), tel qu'enregistré en base. Il faut éviter de créer des noms déjà pré-enregistrés en base. Il faut également éviter de créer directement la préparation à cette étape (ex. : EXTRAIT DE THE VERT) en tant qu'autre ingrédient actif. En revanche, des précisions sont ensuite apportées à l'étape 5 de l'assistant : partie (ex. : fruit) et nature de la préparation (ex. : pression). Si la déclaration n'est pas correctement renseignée, elle ne pourra pas être traitée, faute d’informations adéquates, et sera abandonnée. "
► Comment faire pour déclarer une préparation de plante de type jus (ex. jus de pomme) ?
"Si l'ingrédient n'est pas actif (il n'exerce aucune fonction nutritionnelle ou physiologique dans le produit), vous pouvez déclarer le jus directement à l'étape 4 de l'assistant comme autre ingrédient et sélectionner ""non actif"" dans le champ dédié. SI l'ingrédient est un actif, il convient de procéder classiquement en saisissant le nom de la plante à l'étape 4 (Pommier ou Malus domestica Borkh) puis de préciser la partie (fruit) et le type de préparation (pression) à l'étape 5. "
► Comment faire pour déclarer une huile essentielle ?
"Lorsqu’une huile essentielle est mise en œuvre, sa déclaration doit être effectuée de la manière suivante : - à l'étape 4 de l'assistant, vous indiquez le nom de la plante, - à l'étape 5 de l'assistant, vous précisez la partie de plante sous la dénomination « essence (nom de l’organe) » et le type de préparation (distillation, pression à froid). "
► J'utilise une préparation de plante. L'application me demande la quantité de certains composants (nutriments comme le bêta-carotène ou substances comme la caféine) alors que je ne les valorise pas sur l'étiquetage. Pourquoi ?
"Certaines plantes sont réputées pour leur richesse en telle ou telle substance. Or l’article 11 de l’arrêté du 24 juin 2014 dispose que l’emploi de préparations de plantes dans un complément alimentaire ne doit pas conduire à un dépassement des teneurs maximales en nutriments ou en substances à but nutritionnel ou physiologique. Il dispose également que la portion journalière recommandée en doit pas conduire à ce que le complément alimentaire soit qualifié de médicament par fonction en raison de la présence d'une molécule ayant un effet pharmacologique, à la dose thérapeutique. Si l'information est exigée, cela signifie qu'il existe une contrainte réglementaire qui doit être vérifiée par l'administration. "
► Peut-on créer des ingrédients dans la catégorie "plantes" en procédure article 15 ?
Cette procédure concerne les produits conformes aux dispositions nationales, la création d'ingrédients actifs est donc limitée. En particulier, il n'est pas possible de créer de nouvelles plantes.
► un produit sportif peut-il être déclaré comme complément alimentaire?
Seuls les compléments alimentaires (formes pré dosées telles que gélules, ampoules) doivent être déclarés dans Téléicare. Les produits à visée énergétique ou de réhydratation ne sont pas considérés comme des compléments alimentaires.
► Suivi des déclarations
► J'ai notifié un produit. Où le retrouver ?
Depuis la page d'accueil du compte utilisateur, dans le menu Je suis les déclarations, rubrique Je consulte les déclarations en cours d'instruction.
► Mon produit m'est retourné comme incomplet, à ce titre j'ai reçu un mail de notification me l'indiquant; où-puis-je le retrouver?
Depuis la page d'accueil utilisateur, dans le menu Je suis les déclarations, rubrique Dossier incomplet : je réponds.
► J'ai notifié mon produit, or je m'aperçois que je me suis trompé ou oublié de déclarer un ingrédient ou lier un document, puis-je demander aux services de la DGCCRF de le faire?
"Non, cela n'est pas possible. Il appartient au déclarant de vérifier que la déclaration est bien complète avant de la notifier au bureau instructeur (bureau 4A - administration centrale de la DGCCRF). une fois la déclaration notifiée, il n'est pas possible de modifier via l’application quoique ce soit au dossier télétransmis. Le bureau instructeur ne peut pas modifier la déclaration, ni ajouter de fichier, dans le dossier. L’opérateur doit attendre la réponse de l’administration pour que son dossier soit à nouveau disponible pour modification éventuelle, depuis son espace de connexion. Par ailleurs, l’application TéléIcare est conçue pour être l’unique interface de communication avec le bureau instructeur. Tout complément de dossier, quel qu’il soit (étiquetage, réglementation UE, explications, etc…), doit donc être communiqué au bureau instructeur via cette interface en ligne. et uniquement celle-ci. Aucune demande envoyée directement par mail ne sera traitée; seules les demandes d'assistance envoyées via le formulaire ""Contact"" le seront. "
► Mon produit m'est retourné comme refusé, à ce titre j'ai reçu un mail de notification me l'indiquant : où-puis-je le retrouver?
Depuis la page d'accueil utilisateur, dans le menu Je suis les déclarations, rubrique Dossier refusé : j'émets des observations. Si vous avez déjà répondu aux objections du bureau instructeur, de nouvelles objections peuvent être formulées par celui-ci. En revanche si vous n'avez pas apporté d'éléments nouveaux suite au courrier d'objections, votre dossier sera alors dans la rubrique Je consulte les produits refusés du menu Je consulte les produits. Le dossier sera alors clos et il ne sera plus possible de revenir dessus. Si vous souhaitez commercialiser le produit associé à ce dossier, il conviendra de procéder à une nouvelle déclaration prenant en compte les remarques de l'administration.
► J'ai dépassé le délai de réponse aux remarques du bureau instructeur, et mon produit est hors délai; que puis-je faire, où puis le retrouver?
Lorsque le produit a fait l'objet d'observations (Dossier incomplet) et que le délai de réponse imparti est dépassé, le dossier passe automatiquement en statut "Abandon". Il n'est plus possible à ce stade de le retrouver dans votre interface. Une nouvelle déclaration est possible avec les mêmes délais d'instruction.
► J'ai besoin d'attestation de libre vente sur mes anciens produits déclarés avant la téléprocédure ( 26 avril 2016 ) ? Comment procéder?
La DGCCRF ne délivre pas de "Certificat de Libre Vente". En outre, le décret n°2006-352 relatif aux compléments alimentaires ne prévoit pas de réponse particulière de l'administration aux dossiers notifiés dans ce cadre. Toutefois, depuis la mise en place de la téléprocédure TéléIcare, une "Attestation de déclaration", générée automatiquement par l’application, est téléchargeable sur l’espace personnel créé par la société déclarante, une fois que le déclaration a été examinée et jugée recevable. Pour des raisons techniques, l’historique des déclarations reçues sous format papier n’a pu être intégré dans l’application TéléIcare. Pour obtenir une attestation de déclaration pour les produits déclarés avant le 26 avril 2016, il convient donc de déclarer à nouveau les produits, via TéléIcare.
► Quels sont les délais d'instruction d'une déclaration?
"Les dossiers télédéclarés sont examinés, quelle que soit la procédure utilisée, dans un délai maximal de 2 mois. En fonction du nombre de dossiers en cours de traitement, ce délai peut être inférieur, sachant toutefois que le bureau instructeur reçoit en moyenne plus de 1000 notifications par mois depuis la mise en place de la téléprocédure. Il convient néanmoins de garder en mémoire que les déclarations effectuées selon la procédure décrite à l’article 15 du décret n°2006-352 ne nécessitent pas, d’un point de vue réglementaire, d’être effectuées préalablement à la mise sur le marché. Lorsque le bureau instructeur signifie au télédéclarant que le dossier est incomplet, l’opérateur a 15 jours pour répondre, via la téléprocédure. Passé ce délai, le dossier est considéré comme abandonné par l’opérateur et aucun complément de dossier, ni courrier d’observations, ne pourra être pris en compte. Il conviendra donc, si l’opérateur souhaite modifier sa déclaration, de déclarer le produit à nouveau (nouvelle déclaration dans l’application). L’ajout d’un complément de dossier dans l’application relance le délai de 2 mois maximal d’échéance pour examiner le dossier, à partir de la date de cet ajout par l’opérateur. Lorsque le bureau instructeur transmet à un télédéclarant un courrier d’objections motivant le refus d’un produit en l’état, cet opérateur dispose d’un délai de réponse de 30 jours. Passé ce délai, le dossier sera là encore considéré comme abandonné par l’opérateur et aucune modification ne sera possible. De son côté, le bureau instructeur répond également dans un délai de 30 jours si l’opérateur a fait parvenir une réponse à un courrier de refus de son produit dans le délai imparti. "
► Version de l'application
► l'application est-elle disponible en anglais?
L'application n'est disponible qu'en Français. Ne pas traduire les écrans de Teleicare dans Google traduction, ceci génère des anomalies d'affichage (champs manquants par exemple)
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