FAQ TELECERTEX
Bienvenue sur la page d'aide de l'application TELECERTEX
► Fonctionnement de la téléprocédure
► A quoi sert TELECERTEX ?
La téléprocédure TELECERTEX permet au professionnel de répondre à la demande particulière de certification à l'exportation de produits vers certains pays tiers. Pour cela, vous devez être adhérent à la téléprocédure et vous connecter avec votre compte administrateur ou utilisateur. Les fonctionnalités principales sont : 1) l’enregistrement d’une demande d’adhésion d’une entreprise par l’administrateur du compte ; 2) la création et la gestion des comptes des utilisateurs par l'administrateur d’un opérateur ; 3) la création et la gestion de demandes d'attestation d'export ; 4) la consultation des demandes et des différents documents joints.
► Adhésion
► Qui peut adhérer à la téléprocédure ?
Pour adhérer à la téléprocédure, la société (opérateur) doit obligatoirement disposer d’un établissement sur le territoire français (N° SIRET).
► Pourquoi une adhésion à la téléprocédure ?
L'utilisation de TELECERTEX requiert une adhésion préalable qui permet au professionnel d'avoir un espace dédié pour la gestion des demandes d'attestation d'export.
► Comment adhérer à la téléprocédure ?
Depuis l'accueil de l'application, cliquer sur le lien "adhérer à la téléprocédure". L'adhésion se réalise en deux étapes: 1) une demande d'adhésion désignant l'administrateur 2) la confirmation de l’adhésion depuis le mèl de l'administrateur.
► Comment je reçois mon adhésion ?
Le professionnel «exportateur» qui fait une demande d’adhésion reçoit ensuite un message électronique (aucune réponse ne peut être adressée à l’adresse émettrice) confirmant la création du compte et contenant un lien ouvrant la page lui permettant d’initialiser son mot de passe administrateur. Attention, ce lien n’est valide que pendant une durée déterminée (30 min). A partir de ce lien, il devra finaliser son adhésion.
► Qu’est-ce que l’identifiant ?
L'identifiant est un nom qui vous permet d'être reconnu par l'application. Cet identifiant doit avoir au minimum 8 caractères, au maximum 25 et les caractères spéciaux suivants sont acceptés ! @ # $ % & * ( ) _ + . , ; :
► Quel est le rôle de l'administrateur ?
Il gère les comptes des utilisateurs et peut résilier l'adhésion à la télé-procédure. Il existe un seul utilisateur de type administrateur par société. Il est créé lors de l’adhésion à la téléprocédure.
► Quel est le rôle de l'utilisateur ?
Ce sont des membres de la société, désignés par l’administrateur, qui peuvent accéder à l’ensemble des fonctionnalités de l’application.
► A quoi sert le numéro de téléphone indiqué dans mon compte utilisateur ?
Votre numéro de téléphone (information facultative) sera transmis à l'administration qui pourra vous contacter si cela s'avère nécessaire.
► Combien d'utilisateurs puis-je créer ?
Vous pouvez créer jusqu'à 12 utilisateurs.
► Mon numéro SIRET n'est pas reconnu, comment créer mon compte ?
Votre Siret n’est pas reconnu lorsqu'il n'existe pas dans le référentiel des établissements de l'application. Le SIRET manquant est ajouté, après réception de votre document INSEE (à défaut le Kbis). Vous devez envoyer votre demande via l'adresse contact-tech@dgccrf.finances.gouv.fr avec en pièce jointe votre état INSEE ou EXTRAIT KBIS. Mettre dans l'objet du message TELECERTEX. Une réponse est envoyée en retour dès la rectification.
► Quelles sont les grandes étapes de l'adhésion ?
L’utilisation de la téléprocédure requiert une adhésion préalable à son utilisation. Seuls les professionnels détenteurs d’un SIRET et d’un établissement physique domicilié en France pourront ouvrir un compte adhérent. Le professionnel «exportateur» qui fait une demande d’adhésion reçoit ensuite un message électronique (aucune réponse ne peut être adressée à l’adresse émettrice) confirmant la création du compte et contenant un lien ouvrant la page lui permettant d’initialiser son mot de passe administrateur. Attention, ce lien n’est valide que pendant une durée déterminée (30 min). A partir de ce lien, il devra finaliser son adhésion en tant qu’administrateur en entrant son identifiant administrateur ainsi que le mot de passe qu’il aura adopté en respectant les critères de complexité prévus au Référentiel Général de Sécurité : 12 caractères minimum et composé d’au moins 4 types de caractères (minuscules, majuscules, numériques et spéciaux ! @ # $ % & * ( ) _ + . , ; : ). Ceci complète le formulaire d’adhésion. L’inscription sera ainsi effective.
► Connexion
► Quel matériel pour accéder à TELECERTEX ?
L’accès à l’application est garanti depuis un ordinateur, elle n’est pas développée pour fonctionner sur des systèmes mobiles tels que tablettes ou smartphones.
► Quel navigateur pour accéder à TELECERTEX ?
La connexion à la page d’identification de la téléprocédure TELECERTEX nécessite une connexion internet et l’utilisation du navigateur Firefox (Version 45 et plus) ou Internet Explorer (Version 11 et plus). L'usage de Chrome est inadapté.
► Combien de temps ma session reste active ?
Au bout de 20 minutes d'inactivité, l'utilisateur doit à nouveau se connecter.
► Mon compte utilisateur est verrouillé ?
Au bout de 5 tentatives infructueuses de connexion, le compte est « verrouillé » mais rien ne le signale explicitement. Passé un délai de 2 minutes, si le mot de passe saisi est correct, le compte est déverrouillé automatiquement. Il n’y donc pas besoin de l’intervention d’un administrateur du site TELECERTEX.
► Je suis administrateur, comment me connecter ?
Une fois enregistré, le compte administrateur se connecte avec son identifiant et son mot de passe.
► Comment demander mon mot de passe en cas d'oubli ?
Il faut saisir votre identifiant et votre adresse mél afin de demander la réinitialisation de votre mot de passe.
► Gestion du compte
► Comment gérer des lieux de stockage ?
Par le menu "Gérer des lieux de stockage", vous pouvez ajouter autant de lieux de stockage que nécessaire. Par contre, vous ne pouvez pas modifier un lieu de stockage, vous devrez le supprimer.
► Comment gérer des destinataires ?
Par le menu "Gérer des destinataires", vous pouvez consulter et ajouter des destinataires pour faciliter la saisie des demandes d’attestation. Par contre, vous ne pourrez pas modifier un destinataire, vous devrez le supprimer.
► Demande
► Comment saisir la demande d'attestation à l'export ?
Une fois connecté et authentifié, vous vous rendez dans le menu "Demander un CERTEX" et vous préparez votre demande d'attestation d'export en suivant les étapes. A la fin, vous pouvez enregistrer votre demande et la mettre à l'état "en attente" (cette dernière sera conservée durant un mois) avant de la soumettre à l'administration. Vous pouvez soumettre directement votre demande à l'administration : votre demande est à l'état "soumis".
► Quels produits sont concernés par la téléprocédure ?
Tous les produits alimentaires hors les fruits et légumes frais non transformés sont concernés par la téléprocédure TELECERTEX. Les exports de fruits et légumes frais non transformés doivent être déclarés dans la téléprocédure TELEFEL.
► A quoi sert le numéro de la notification ?
L’application attribue un numéro à la notification de type « DDPP33-2017-06-000007 » à conserver si vous devez contacter la DGCCRF et qui sera repris sur l’ensemble des courriers qui vous sera adressé.
► Peut-on réaliser une demande pour plusieurs types de produits ?
Lorsque l’envoi contient des vins/spiritueux et d’autres produits, deux demandes doivent être effectuées afin que les attestations soient signées par les services déconcentrés compétents. Lorsque l’envoi contient soit des compléments alimentaires soit des MCDA, et d’autres produits, la saisie doit se faire sur « Autres produits alimentaires » car c’est la même direction qui valide le certificat.
► Comment obtenir un certificat de référencement (ancien Certex V0300 B) ?
La DGCCRF délivre des attestations de référencement uniquement au format papier. Ce type de certificat sera dématérialisé ultérieurement.
► Comment obtenir un certificat sanitaire (ancien «HEALTH CERTIFICATE » Certex V0300 C) ?
La DGCCRF délivre des attestations d’exportation l’engageant sur la qualité sanitaire des aliments. Il faut faire une demande de CERTEX et demander les « Mentions spécifiques » à l’étape 6.
► Est-ce que le Certex peut remplacer une attestation de bonne pratique de fabrication pour les compléments alimentaires ?
Non. Pour les compléments alimentaires, le producteur peut se voir demander par son client et les autorités sanitaires du pays une attestation BPF et une attestation export compléments alimentaires. Ces documents sont à demander respectivement à la DDPP du site de production et à celle du siège du responsable de la première mise sur le marché. Le Certex ne remplace pas ces documents et est destiné uniquement aux douaniers du pays d'import.
► Combien d'établissement de stockage par demande d'attestation d'export ?
Vous ne pouvez désigner qu'un seul établissement de stockage par demande.
► Comment rédiger la description des produits sur la demande d'attestation d'export ?
La description des produits doit être rédigée en français en six lignes maximum. Vous pouvez joindre une annexe décrivant la liste des produits.
► Comment savoir si ma demande d'attestation d'export est bien transmise à l'administration ?
Vous recevrez un courriel de l'administration récapitulant la date de la soumission par voie électronique de la demande d'attestation d'export avec votre nom de société et un numéro de demande qui vous permettra de suivre votre dossier.
► Comment retrouver mes demandes ou mes attestations d'export dans la téléprocédure ?
Dans votre menu, vous avez une fonctionnalité de moteur de recherche. Deux types de recherches sont proposées : par critères (période, pays de destination, type de produit, état de la demande) ou par numéro de demande. A partir du résultat de la recherche, vous pourrez consulter, modifier, dupliquer ou supprimer votre demande . Les attestations d'export au format PDF sont consultables à partir de la recherche des demandes au statut «Acceptée».
► Comment traiter une demande de compléments de l'administration ?
Dans votre tableau de bord, les demandes de compléments sont mises en avant par leur "état" en rouge. La demande doit être modifiée en cliquant sur l’icône "crayon". Le complément demandé par l’administration est rappelé sur le premier écran de la demande. Il est conseillé de répondre sur ce premier écran puis d'effectuer les modifications demandées et enfin de soumettre à nouveau la demande.
► Comment annuler une demande ?
Vous devez ouvrir votre demande qui est à l'état "soumis" ou "demande de complément" pour voir apparaître le bouton d'annulation.
► Ajout de documents
► Puis-je ajouter des documents ?
Il est possible de joindre 6 documents.
► Quels sont les formats des documents pouvant être joints à la demande d'attestation d'export ?
Les extensions acceptées sont : jpeg et pdf. La taille maximale d’un fichier est de 2 Mo. Pour réduire la taille d'un fichier pdf, vous avez la possibilité de le convertir en utilisant une imprimante virtuelle (du type PDFCreator, CC PDF Converter ou CutePDF).
► Qui peut consulter les documents joints ?
Les annexes peuvent être consultées par toute personne possédant le code unique sur sept caractères (ou le QR Code) référençant l'attestation d'export. Les documents complémentaires sont consultables uniquement par les agents DGCCRF.
► Suivi des demandes d'attestation d'export
► J'ai soumis une demande d'attestation d'export, où puis-je la retrouver ?
Depuis votre compte, les demandes peuvent être retrouvées depuis la fonction de recherche.
► Comment suis-je informé de l'issue de ma demande ?
La DGCCRF valide la demande : le professionnel reçoit un courriel avec en pièce jointe l'attestation d'export. La DGCCRF refuse la demande : le professionnel est avisé par courriel du refus et de son motif. La DGCCRF peut demander un complément d'informations, le professionnel doit apporter le complément d'informations et soumettre de nouveau sa demande.
► Que signifient les statuts assignés à ma demande d'attestation d'export ?
-> En attente : Votre demande n'est pas soumise à l'administration pour vous permettre de modifier ou supprimer la demande d'attestation d'export en cours de préparation. -> Soumise : Votre demande est soumise à l'administration mais vous pouvez encore la modifier tant que celle-ci n'a pas été prise en charge par l'administration. Vous avez reçu un courriel vous notifiant un numéro de dossier. -> En cours de traitement : Vous ne pouvez plus modifier votre demande, qui est en cours de traitement par l'administration. Vous avez reçu un courriel pour information de la prise en charge de votre demande. -> Demande de complément : L'administration vous demande de lui fournir un complément d'informations. Vous recevez un courriel avec un commentaire précisant sur quel élément porte la demande de complément d'informations. -> Annulée : Votre demande d'attestation d'export a été annulée par vos soins. Cette action n'est possible que si votre demande est au statut "Soumise" ou "Demande de complément d'information". -> Acceptée : Votre demande d'attestation d'export est validée. Vous recevez un courriel avec votre attestation d'export en pièce jointe. -> Refusée : Votre demande d'attestation d'export est refusée. Vous recevez un courriel avec le motif du refus. -> Caduque : Votre attestation d'export a été invalidée à votre demande par l'administration.
► Attestation d'export
► Qui peut consulter une attestation d'export ?
Toute personne possédant le code unique à sept caractères (ou le QR Code) référençant l'attestation d'export peut consulter l'attestation et comparer le document présent sur le site de la téléprocédure avec l'exemplaire en sa possession.
► Quelle est la durée de validité d'une attestation d'export ?
Un an à partir de la date de validation du CERTEX au professionnel.
► A quoi sert le QR Code ?
Il sert à faciliter l'authentification de votre document.
► Quel est le format du CERTEX ?
L'attestation d'export est sur un format A4 sur une seule page au format pdf.
► Comment consulter les annexes ?
Depuis l'attestation d'export, le nom de chaque annexe est cliquable et permet son affichage.
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